Kapazitätsplanung in der Steuerkanzlei: Stunden je Mitarbeiter richtig rechnen
Von Jona Hoffmann, Gründer KanzleiOS · Stand 02.11.2026
„Haben wir im März noch Luft?“ ist in vielen Kanzleien eine Bauchentscheidung. Dabei lässt sich die Antwort mit vier Zahlen je Mitarbeiter und Monat rechnen. Dieser Beitrag zeigt die Rechnung, typische Fehler und wann sich ein Werkzeug lohnt.
Die Grundformel
Freie Kapazität = Soll-Stunden − Abwesenheit − Grundlast − geplante Aufträge
| Baustein | Was hinein gehört | Typische Quelle |
|---|---|---|
| Soll-Stunden | Arbeitstage ohne Feiertage (je Bundesland) × tägliche Sollzeit (Teilzeit beachten) | Arbeitsvertrag, Zeiterfassung |
| Abwesenheit | Urlaub, Fortbildung, Krankheit (Erfahrungswert) | Urlaubsplan |
| Grundlast | laufende Arbeit: Finanzbuchhaltung, Lohn, Mandantenkontakt | Erfahrungswert oder Zeiterfassung |
| Geplante Aufträge | Jahresabschlüsse, Erklärungen mit geschätzten Stunden | Planungsliste, Ist-Stunden der Vorjahre |
Rechenbeispiel (erfundene Zahlen)
Mitarbeiterin A, Vollzeit, März 2027 (Karfreitag und Ostermontag fallen in den März):
- 21 Arbeitstage × 8 h = 168 h Soll
- 3 Tage Urlaub = − 24 h
- Grundlast Fibu/Lohn = − 60 h
- → verfügbar für Abschlüsse/Erklärungen: 84 h
- Geplant: 4 Abschlüsse à 25 h = 100 h
- → 16 h überbucht
In einer Liste ohne diese Rechnung fällt das erst Mitte März auf. Mit Rechnung im Oktober – früh genug, um einen Abschluss in den Februar zu ziehen oder an Kollegen mit Luft zu geben.
Fünf typische Fehler
- Grundlast vergessen: Wer Abschlüsse gegen volle Soll-Stunden plant, überbucht systematisch.
- Teilzeit pauschal: 20-h-Kräfte mit Vollzeit-Schablone planen.
- Feiertage je Bundesland nicht berücksichtigen.
- Stundenschätzung nie nachkalibriert: Ist-Stunden aus der Zeiterfassung (in DATEV Eigenorganisation z. B. die „Ausführliche Kostenaufstellung“) zeigen, ob 25 h je Abschluss realistisch sind.
- Nur das Team summieren: „+23 h im Team“ kann bedeuten, dass eine Person 33 h überbucht ist und andere Luft haben. Kapazität immer je Kopf anschauen.
Welche Daten Sie schon haben
Die meisten Bausteine liegen in DATEV bereits vor – etwa der Mandantenstamm, die Sachbearbeiter-Zuordnungen und Ist-Stunden aus der Ausführlichen Kostenaufstellung (DATEV Eigenorganisation). Was fehlt, ist die Zusammenführung je Mitarbeiter und Monat.
Excel oder Werkzeug?
| Kanzlei | Empfehlung |
|---|---|
| 1–2 Planende, < 100 Aufträge | Excel mit Stunden- und Kapazitätsspalten reicht oft |
| mehrere Mitarbeiter, Teilzeit, Fristdruck | eigenes Werkzeug spart Pflegeaufwand und zeigt Engpässe früher |
Wie KanzleiOS das löst (kurz)
Der KanzleiOS Abschlussplaner rechnet genau diese Formel je Mitarbeiter und Monat – aus DATEV-Exporten und der bestehenden Planungs-Excel – und schlägt bei Engpässen Umverteilungen vor, ohne Handplanung zu überschreiben. Testmonat: 30 Tage kostenlos · ohne Zahlungsmittel · endet von selbst · danach monatlich kündbar.