Auftragsplanung für Steuerberater: von der Liste zum belastbaren Plan
Von Jona Hoffmann, Gründer KanzleiOS · Stand 04.11.2026
Auftragsplanung heißt in der Steuerkanzlei, für jeden Jahresabschluss und jede Erklärung festzulegen, wer ihn bearbeitet, in welchem Monat und mit wie vielen Stunden. Ein Plan ist dann belastbar, wenn er auch nach der dritten Änderung noch stimmt. Dieser Beitrag zeigt, welche Angaben je Auftrag nötig sind, wie Umplanen ohne Chaos gelingt und worauf Sie bei einem Werkzeug achten sollten.
Sieben Angaben je Auftrag
| Angabe | Wozu |
|---|---|
| Mandant und Auftragsart (z. B. Jahresabschluss GmbH, ESt) | eindeutige Zuordnung, je Jahr genau einmal |
| Veranlagungsjahr | trennt Altjahrgänge vom laufenden Jahr |
| Bearbeiter | Zuständigkeit, Grundlage der Auslastung |
| Planmonat | wann der Auftrag bearbeitet wird |
| Planstunden | Grundlage der Kapazitätsrechnung, am besten aus den Ist-Stunden der Vorjahre |
| Frist | gesetzliche Abgabefrist, ggf. Fristverlängerung oder Vorabanforderung |
| Status | z. B. Unterlagen fehlen, Unterlagen da, in Arbeit, Rückfrage, fertig |
Fehlt eine dieser Angaben, wird der Plan ungenau. Ohne Planstunden gibt es keine Auslastung. Ohne Frist fehlt eine Priorität. Ohne Status landen Aufträge im Plan, für die noch gar keine Unterlagen da sind.
Fristen richtig hinterlegen
Für beratene Fälle gilt bei Steuererklärungen nach § 149 Abs. 3 AO eine verlängerte Abgabefrist. Für das Veranlagungsjahr 2025 endet sie am 01.03.2027, weil der 28.02.2027 ein Sonntag ist. Das Finanzamt kann Erklärungen vorab anfordern (§ 149 Abs. 4 AO). Solche Aufträge brauchen dann eine eigene, frühere Frist im Plan. Mehr dazu im Ratgeber Jahresabschlüsse planen.
Umplanen ohne Chaos
Ein Plan ändert sich ständig: Unterlagen kommen spät, jemand wird krank, ein Mandat kommt dazu. Drei Regeln helfen:
- Erst die Folgen sehen, dann ändern. Vor jeder Verschiebung sollte klar sein, wie sich die Auslastung im Ziel- und im Ausgangsmonat ändert.
- Festgelegtes schützen. Aufträge, die schon laufen oder mit dem Mandanten terminiert sind, gehören fixiert. Eine Umverteilung darf sie nicht anfassen.
- Wartende Aufträge nicht verplanen. Ein Auftrag ohne Unterlagen gehört auf eine Warteliste, nicht in einen Monat, der dann scheinbar voll ist.
Kennzahlen, die sich lohnen
- Auslastung je Mitarbeiter und Monat: geplante Stunden im Verhältnis zur freien Kapazität (Rechnung im Ratgeber Kapazitätsplanung).
- Verzug: Wie viele Aufträge liegen nach ihrer Frist, und wie viele Monate?
- Termintreue: Anteil der Aufträge, die im Planmonat fertig wurden.
- Honorar Plan gegen Ist: siehe Honorarcontrolling.
Woran Sie ein gutes Werkzeug erkennen
- Es zeigt je Mitarbeiter und Monat, ob die Stunden reichen, und nicht nur eine Liste.
- Es rechnet Fristen selbst und markiert Verzug.
- Es macht Umplanungsvorschläge, übernimmt aber nur, was Sie bestätigen.
- Es übernimmt Daten aus Ihrer Kanzleisoftware oder Excel, damit nichts doppelt gepflegt wird.
- Eine neue Kollegin versteht es ohne Schulung.
Wie KanzleiOS das löst (kurz)
Der KanzleiOS Abschlussplaner führt je Auftrag Art, Jahr, Bearbeiter, Planmonat, Planstunden, Frist und Status. Die Fristen nach § 149 AO berechnet er selbst, und Aufträge ohne Unterlagen stehen auf einer Warteliste. Der Optimierer und die KI-Umplanung schlagen eine neue Verteilung mit Begründung vor. Übernommen wird nur Ihre Auswahl, fixierte Aufträge und Handänderungen bleiben unangetastet. Die Daten kommen aus DATEV-Exporten, aus anderer Kanzleisoftware oder aus Excel. Mehr zum Abschlussplaner