Honorarcontrolling in der Steuerkanzlei: geplantes gegen abgerechnetes Honorar
Von Jona Hoffmann, Gründer KanzleiOS · Stand 04.11.2026
Viele Kanzleien wissen am Jahresende, was sie abgerechnet haben. Im Lauf des Jahres sehen sie aber nicht, ob sie auf Kurs sind. Dabei reichen drei Zahlen je Monat, um das früh zu erkennen. Dieser Beitrag zeigt, welche das sind, wie man sie gegenüberstellt und wo die typischen Fehler liegen.
Die drei Zahlen
| Zahl | Bedeutung | Typische Quelle |
|---|---|---|
| Plan-Honorar | Was ein Auftrag voraussichtlich bringt, verteilt auf den Monat, in dem er fertig werden soll | Planungsliste, Vorjahresrechnung, Honorarvereinbarung |
| Abgerechnetes Honorar | Netto-Rechnungsbetrag je Mandant und Monat | Rechnungsausgang Ihrer Kanzleisoftware |
| Laufendes Honorar | Wiederkehrende Abrechnung für Finanzbuchhaltung und Lohn | Rechnungsausgang, nach Leistungsart getrennt |
Wichtig ist die Trennung: Laufendes Honorar kommt jeden Monat ähnlich herein. Abschlüsse und Erklärungen kommen in Wellen. Wer beides in einer Summe betrachtet, sieht nicht, ob die Abschlusssaison im Plan liegt.
Rechenbeispiel (erfundene Zahlen)
Kanzlei mit 4 Mitarbeitern, Abschlüsse und Erklärungen, Plan für März 2027:
| Plan | Abgerechnet | Abweichung | |
|---|---|---|---|
| Jahresabschlüsse | 18.000 € | 11.500 € | − 6.500 € |
| Einkommensteuererklärungen | 6.000 € | 6.400 € | + 400 € |
| Laufend (Fibu, Lohn) | 22.000 € | 21.800 € | − 200 € |
| Summe | 46.000 € | 39.700 € | − 6.300 € |
Die Summe sieht nur leicht schwach aus. In der Aufteilung wird klar, wo es fehlt: Zwei Abschlüsse sind nicht fertig geworden. Die Frage ist dann nicht „Haben wir zu wenig verdient?“, sondern „Welche Abschlüsse sind gerutscht, und reichen die Stunden im April, um sie nachzuholen?“. Damit hängt das Honorarcontrolling direkt an der Kapazitätsplanung (siehe Kapazitätsplanung in der Steuerkanzlei).
Fünf typische Fehler
- Nur Jahressummen: Eine Abweichung im März fällt erst im Dezember auf.
- Laufendes und Saisonhonorar vermischt: Die stabile Buchhaltung verdeckt die schwankenden Abschlüsse.
- Plan-Honorar fehlt bei neuen Mandaten: Ohne Planwert gibt es keinen Vergleich. Ein Startwert aus ähnlichen Mandaten oder dem Vorjahr ist besser als nichts.
- Rechnungsdatum mit Fertigstellung verwechselt: Wird ein Abschluss erst Wochen nach Fertigstellung abgerechnet, verschiebt sich das Ist. Legen Sie fest, welcher Monat zählt.
- Brutto und Netto gemischt: Vergleichen Sie immer netto, ohne Umsatzsteuer und Auslagen.
Welche Daten Sie schon haben
- Mit DATEV: Der Rechnungsausgang lässt sich als Liste exportieren (Netto je Mandant, Datum, Leistungsart). Die Ist-Zeiten je Mandant stehen in der Kostenaufstellung der Eigenorganisation.
- Mit anderer Kanzleisoftware: Fast jedes Programm gibt eine Rechnungsliste als Excel oder CSV aus.
- Plan-Honorare: Sie stehen oft schon in der Planungs-Excel. Fehlen sie, dient die Rechnung des Vorjahres als Startwert.
Excel oder Werkzeug?
Eine Monatsübersicht in Excel ist schnell gebaut. Aufwendig wird es bei der Pflege: Jeden Monat muss der Rechnungsausgang neu eingefügt, den Aufträgen zugeordnet und nach laufend/Saison getrennt werden. Sobald mehrere Mitarbeiter planen, laufen Planliste und Honorarübersicht auseinander.
Wie KanzleiOS das löst (kurz)
Der KanzleiOS Abschlussplaner zeigt im Tab „Honorar“ je Monat das Plan-Honorar gegen das abgerechnete Honorar (netto, aus dem Rechnungsausgang), laufendes Honorar aus Buchhaltung und Lohn getrennt. Fehlt ein Plan-Honorar, schlägt er einen Wert aus den bisherigen Rechnungen vor. Weil Honorar und Kapazität im selben Plan stehen, sehen Sie bei einem gerutschten Abschluss sofort, wer im Folgemonat die Stunden dafür hat. Ohne DATEV tragen Sie das Honorar je Auftrag ein oder importieren es mit Ihrer Auftragsliste. Mehr zum Abschlussplaner