Kanzleimanagement-Software für Steuerkanzleien: Werkzeugarten im Überblick (Stand November 2026)

Von Jona Hoffmann, Gründer KanzleiOS · Stand 04.11.2026

„Kanzleimanagement-Software“ steht für sehr Verschiedenes: vom Komplettsystem mit Rechnungsstellung bis zur Plantafel für die Abschlusssaison. Wer nur nach Anbietern sucht, vergleicht schnell Äpfel mit Birnen. Dieser Überblick ordnet die Werkzeuge nach ihrer Aufgabe, nennt Beispiele mit den Funktionen, die die Hersteller selbst angeben, und schließt mit einer Checkliste für die Auswahl.

Fünf Werkzeugarten

Werkzeugart	Wofür	Typische Frage, die es beantwortet
Komplettsystem Kanzleiorganisation	Mandanten, Aufträge, Zeiten, Fristen, Rechnungen an einem Ort	„Was ist zu tun, und was haben wir abgerechnet?“
Workflow/Kanban	Bearbeitungsschritte sichtbar machen und automatisieren	„Wo steht welcher Auftrag?“
Plantafel & Kapazitätsplanung	Aufträge auf Mitarbeiter und Zeiträume verteilen	„Reichen die Stunden im März, und wer hat Luft?“
Controlling/BI	Kennzahlen aus vorhandenen Daten auswerten	„Wie wirtschaftlich sind Mandate und Mitarbeiter?“
Allgemeines Projekt-/Ressourcenmanagement	branchenübergreifende Planung, Budgets, Zeiten	„Wie verteilen wir Projekte und Budgets?“

Viele Kanzleien kombinieren zwei Arten, meist ein Komplettsystem mit einem Planungs- oder Controllingwerkzeug.

1. Komplettsysteme Kanzleiorganisation

DATEV Eigenorganisation comfort: Mitarbeitereinsatzplanung mit Auslastungsüberblick, Fristüberwachung mit Erinnerung, Vergütungsvorschläge nach StBVV. DATEV stellt die Eigenorganisation schrittweise auf DATEV Kanzleimanagement um.
DATEV Kanzleimanagement (Cloud): Kanzleiboard mit Aufträgen und Rechnungen. Über die Version „basis“ hinaus nennt DATEV unter anderem Aufträge planen, interne Zeiterfassung und Abwesenheiten erfassen, Prozessvorlagen laut DATEV voraussichtlich ab Q4/2027.
Agenda (Office-Management in Agenda PLUS): Aufgaben- und Terminverwaltung mit Fristen und Bearbeitungsstand, Neuzuweisung bei Abwesenheit, Zeiterfassung mit Abgleich zum vereinbarten Honorar, Rechnung nach StBVV/RVG. Agenda PLUS laut Hersteller ab 145 € im Monat.
ADDISON Online (Wolters Kluwer): Anzeige der Bearbeitungsstände aller Vorgänge, Steuerung wiederkehrender Bearbeitungsvorgänge mit Terminen und Fristen, Terminregeln für Beginn, Fertigstellung und Wiederholung.
Simba Kanzleiverwaltung: Disposition von Aufträgen mit Zuständigkeit, Termin und Dauer, Mitarbeiterkapazität, Abwesenheiten und Arbeitszeitmodelle, Fristen, Honorar nach StBVV und Umsatzplanung.

2. Workflow/Kanban

TaxDome: Kanban- und Listenansicht der Aufträge mit Status, Prioritäten und Fristen, Workflow-Automatisierung mit Vorlagen, Umverteilung der Team-Auslastung für Tag, Woche oder Monat.
KDM KANBAN-Tool: Board aus den Bearbeitungsständen und Umsätzen der DATEV Eigenorganisation comfort, Erinnerungsmails, Auswertung als Excel/PDF.

3. Plantafel & Kapazitätsplanung

Tax Time Solutions, Planungsübersicht (BTS): Digitale Plantafel nach Jahr, Monat, Woche und Mitarbeiter per Drag & Drop, tagesaktuelle Kapazität je Mitarbeiter, Abwesenheitsplanung (Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Teilzeit), Fristenkontrolle. Laut Hersteller 11,90–22,90 € je Mitarbeiter und Monat, je nach Paket und Laufzeit, zzgl. Implementierung.
Kanzlei.Suite in.plan: Grundlast je Mitarbeiter, rollierende Auslastung, Plan-Ist-Prüfungen, Anbindung an DATEV Eigenorganisation comfort mit Rückschreiben der Planstunden. Preis auf Anfrage.
BMD Personaleinsatzplanung (PEP): Verfügbare Kapazität aus Arbeitszeitmodellen und geplanten Nichtleistungszeiten, Planstunden aus dem Vorjahres-Ist, Soll-Ist-Vergleich von Dauer, Kosten und Erlösen. Lizenz laut Hersteller ab 1.200 € für den ersten Nutzer.
KanzleiOS Abschlussplaner: Plant Jahresabschlüsse und Steuererklärungen je Mitarbeiter und Monat. Kapazität aus Soll-Stunden minus Urlaub und Grundlast, Fristen nach § 149 AO, Verzug in Monaten, Plan-Honorar gegen abgerechnetes Honorar. Umplanungsvorschläge (auch per KI) werden nur nach Bestätigung übernommen. Daten aus DATEV-Exporten, anderer Kanzleisoftware oder Excel, kein Rückschreiben. Ab 99 € netto im Monat, 30 Tage kostenlos. (eigenes Produkt)

4. Controlling/BI

en[ai]bler (RSW NEXT): Planungsmatrix mit Jahresplanung je Mitarbeiter einschließlich Urlaub, Krankheit und Schulung, Kapazitätsübersicht mit Engpass-Markierung, Soll-Ist je Mitarbeiter und Auftrag, API-Anbindung an DATEV EO classic/comfort.
KDM KANZLEI-Navi: Controlling mit Auftragsplanung im Kern, Import aus DATEV.
Kanzleicockpit (teccle group): Auftrags-Controlling mit Umsatz, Kosten und Deckungsbeitrag je Mandant, Mitarbeiterauslastung, tägliche Übernahme aus DATEV in Power BI.

5. Allgemeines Projekt- und Ressourcenmanagement

Nicht auf Steuerkanzleien zugeschnitten, aber flexibel einsetzbar:

QUANTICAL.ERP: eigene Seite für Steuerberater, Mandatsplanung, Soll-Kapazität und Auslastung je Person, Urlaub mindert die Kapazität, Controlling mit Hochrechnung. Ab 12,90 € je Nutzer und Monat.
awork: Kapazitätsplanung auf einer Zeitleiste, Workload-Ansicht, Abwesenheiten, Zeiterfassung. Ab 5 € je Nutzer und Monat.
Productive: Ressourcenplanung mit Auslastung je Person, Urlaubsverwaltung, Budget und Rentabilität, Zeiterfassung, Rechnungen.
Scoro: Ressourcenbedarf und Workload-Ausgleich, Budgetierung und Projektrentabilität, Zeit- und Kostenerfassung, Rechnungen. Ab 15 € je Nutzer und Monat.

Hier fehlen typischerweise fertige Fristenlogik und kanzleispezifische Datenimporte. Das planen Sie bei der Einrichtung selbst mit ein.

Checkliste für die Auswahl

Planung und Kapazität

Zeigt das Werkzeug je Mitarbeiter und Monat, ob die Stunden reichen, mit Urlaub, Feiertagen und laufender Grundlast?
Sieht man die Folgen sofort, wenn ein Auftrag verschoben wird?
Werden Fristen (§ 149 AO, Vorabanforderungen) je Auftrag gerechnet?

Honorar und Wirtschaftlichkeit

Lassen sich geplantes und abgerechnetes Honorar je Monat gegenüberstellen?
Werden laufendes Honorar und Abschlusshonorar getrennt?

Daten

Welche Daten kommen aus Ihrer Kanzleisoftware: Stammdaten, Aufträge, Ist-Zeiten, Rechnungen? Laufend oder per Export?
Schreibt das Werkzeug zurück, oder bleibt Ihre Kanzleisoftware führend?
Funktioniert es auch, wenn Sie kein DATEV nutzen?

Bedienung und Betrieb

Versteht eine neue Kollegin die Hauptansicht ohne Schulung?
Wo liegen die Daten, und gibt es einen AV-Vertrag und Schutz nach § 62a StBerG?
Was kostet das Werkzeug bei Ihrer Mitarbeiterzahl, und wie lange laufen Test und Mindestlaufzeit?

Tipp: Testen Sie zwei oder drei Kandidaten mit denselben 20 anonymisierten Aufträgen, zwei Mitarbeitern mit unterschiedlichem Urlaub und einigen Verschiebungen. Messen Sie, wie lange typische Änderungen dauern.